Daily meeting 準則及執行方式

敏捷開發中,我們經常會談到 Daily meeting 這件事情,特別是以往採用 waterfall 的方式進行開發時,當轉變到 Scrum 流程中,一開始臨最大的問題就是 Daily meeting。

事實上 Daily meeting 並沒有大家所想像中得這麼困難,也沒有這麼嚴肅,也不一定團隊採用 scrum 或者 kanban 才可以使用 Daily meeting

Daily meeting 主要目的在於提高資訊通透度,經由大家 1-2 兩分鐘的時間,將目前進度回報,進行團隊成員之間簡短意見交換,瞭解接下來彼此交接棒,銜接項目,其他相關事情的進展。

因此 Daily meeting 是一個需要全部團隊成員聚精會神的時間點,並不是如字面上的『每日開會』,而是更深層的『資訊交換』

Daily 怎麼開始?

Daily meeting 既然是每天固定的活動,就需要所有成員在場,讓所有成員聚集,才有辦法進行聚焦,也才有辦法進行資訊交換。

團隊可以選擇大家成員選擇一個最舒服的時間進行 Daily meeting ,可以在早上進行,或者在下午兩三點進行。

對於尚未執行過 Daily meeting 的團隊來說,先講求一個時間點,讓大家都可以確切執行,並且持續直行下去的時間點為主。

Daily meeting 主持人

每天會議舉辦時需要有一個主持人,這人不需要是特定人士(通常會是特定人士),只要是團隊認可的,願意主持的人即可。

Daily meeting 主持只要謹守幾個項目即可,

  • 確保發言內容至少包含有 TODO, DOING, DONE 這幾個項目
  • 記住每個人的名字 (綽號也可以)
  • 確保每個人發言
  • 確保發言內容與開發相關
  • 確認每個人發言內容時間長度
  • 離題後,適當進行終止
  • 將話題中相關人等點出
  • 進行結尾

其中比較難瞭解的在於 『離題後,適當進行終止』『將話題中相關人等點出』

離題後,適當進行終止

在開發流程中一定會有許多沒有意料到的項目,或者是突發狀況,當然在 Daily sync 的時候就會發生這樣的狀況,大家也會開始進行溝通。

但僅止於點到為止,讓議題先拋出來,將問題資訊揭露出來,詳細內容後續再談。

Daily meeting 主旨在於進行同步,將資訊透明化,在簡短每個人 1 -2 分鐘時間當然不足以討論遺漏的問題,或者進行太大轉折的決策。

在 Daily meeting 時如果有離題狀況,將問題拋出後,主持人應當適時切斷,讓 Daily meeting 繼續進行下去。

先讓 Daily meeting 進行結尾,在會議結尾時重新點出`後續討論需求。

將話題中相關人等點出

當然在每日開會流程中,總是有可能會有這麼幾天精神渙散的時候,主持人如果聽到相關消息,或者是聽到有相關問題拋出時,但是對方又沒有任何回應時。

身為主持人,記得點名相關人等,或者請相關人先簡短發言,瞭解實際狀況,也讓不小心彌留的與會者抓回來。

當然這也關係到 『記住每個人的名字』,記得採用名字呼喊方式,會比起不明確的你我他表示來的友善許多。

時間控制與執行方法

Daily meeting 在於保持團隊成員間的資訊通透,因此時間控制尤其重要,別讓簡短的站立會議變成長篇大論,變成了宣揚大會,這樣長久下來也失去原本站立的意義,也失去了 Daily 的意義。

當然 Daily meeting 並不拘泥於形式上,只要團隊成員都可以接受,對於主導人可以掌握到進度,開發流程持續進行即可。

Awesome Daily meeting

Daily meeting 或者站立會議,雖然一開始對於大家來說是一件很難接受的事情,相信隨著產品持續發展,事情持續發酵,團隊成員間可以彼此更知道銜接點,還有進行開發的適當時機,相信到時候都會開始覺得站立會議對於各位的幫助,以及對於專案的進展會有許多改善。

如果各位要開始,歡迎從 Daily meeting 開始,僅遵守底下幾個項目表示,

 * DONE
 * DOING
 * TODO
 * PENDING

再加主持人及上述的幾個遵守方針,相信在持續一個月之後,團隊會開始體會到改變,而這一切都會從這小小的改變開始。

相關文章

CaesarChi

Web developer, focus on website fullstack, special JavaScript, and love sharing developing experience and communicate with developers. http://about.me/clonn